¿CÓMO ESTRUCTURAR UN MENSAJE EFECTIVO?

Por. Mg. Eglis Gaínza.

1. Defina con claridad su objetivo: El principio básico al estructurar un mensaje es tener bien definido su objetivo, es decir su finalidad, su propósito. Es preciso determinar un objetivo para cada mensaje, no dos ni tres, sino uno, claramente establecido. Para lograr esto debe preguntarse: ¿para qué escribo esta nota, o carta o artículo?, ¿para qué voy a hablar en esta reunión?, ¿para qué le pedí a fulano una conversación?

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2. Conozca a su interlocutor: De acuerdo al objetivo que ha establecido para su mensaje, debe estar seguro de cuál es el interlocutor idóneo. Si quiere plantear un problema que requiere una decisión, asegúrese de que se va a dirigir a la persona que tiene la autoridad necesaria para adoptarla; si quiere sugerirle a una persona un cambio de comportamiento, hable con él, no con otros. Seguro de que ha seleccionado a la persona idónea para compartir su mensaje, averigüe cuanto pueda acerca de dicha persona: su profesión, experiencia, antecedentes, intereses, rasgos de carácter, momento en que se encuentra, implicación que su mensaje puede tener para él, etc. El hecho de conocer a su interlocutor, va a permitirle organizar una estrategia correcta en la estructuración de su mensaje. Es necesario saber siempre con quién se está hablando.

3. Determine cómo va a decir lo que quiere: Cuál es la idea o frase que mejor le puede conducir a su objetivo. Cuál es el concepto básico, la idea motriz de su mensaje. Qué palabras pueden interesar, y crear una actitud positiva en su interlocutor. Qué frases podrían ser inapropiadas, o desviar la atención de lo esencial. Determinado esto, ensaye a decir su mensaje con el menor número de palabras posibles. La brevedad es la clave de un buen mensaje; trate de hacerlo en 30 segundos. No procure decir muchas cosas a la vez, concéntrese en su objetivo, no mezcle objetivos.

En resumen: para estructurar un buen mensaje, determine lo que quiere, quién se lo puede dar y cómo conseguirlo.

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